Az új, szaporítás és leltár jelentésére szolgáló, Nyilvántartási lap szőlőiskolához című űrlap a 4 példányos, papíralapú nyomtatvány helyett használható. Az Excel táblázatos nyilvántartási lap a papíralapú piros (szaporítási) és kék (leltár) jelentések lapjaként is szolgál, így mindig a megfelelő adattartalmú verziót kell beküldeni. A táblázat második lapfülén lévő részletes útmutató segíti az űrlap pontos és hiánytalan kitöltését - olvasható a Nébih oldalán. Mint írták, az Excelben kitöltött és nyomtatott lapokat az illetékes vármegyei kormányhivatalhoz tartozó szaporítóanyag felügyelőnek, valamint az éves szemle alkalmával a növényegészségügyi felügyelőnek is alá kell írnia és le kell pecsételnie. A Nébih részére az aláírt, lepecsételt lapokat a szaporítási jelentés adataival (1-7. oszlopig) május 20-ig, míg a leltár és a címkerendelés adatait (8-9. oszlop) július 31-ig kell megküldeni. 

A Nébih részére történő beküldés menete: a cégek és egyéni vállalkozók esetében e-Papíron keresztül szükséges intézni - ez esetben elég 1 példányt kinyomtatni, aláírni, felügyelőkkel aláíratni, lepecsételtetni. Az elektronikus ügyintézésre nem kötelezett, természetes személyek (őstermelők) a kitöltött és aláírt, lepecsételt űrlapokat postai úton is megküldhetik a megadott határidőig. Postai megküldés esetén 2 példányban kell kinyomtatni a lapokat, mivel a szőlőiskolai engedélyesnél maradó példány 10 évig megőrizendő! A Nyilvántartási lap szőlőiskolához című űrlap ezen a linken tölthető le a Nébih honlapjáról. A fenti felületen a Kertészeti Szaporítóanyag Felügyelet linkre kattintva, a Szőlő-Gyümölcs, ezen belül a Szőlőiskolai szaporítások cím alatt található a Nyilvántartási lap szőlőiskolához űrlap.

A Nébih arra hívta fel a szőlőiskolai engedélyesek figyelmét, hogy a nyilvántartási lapokon nemcsak kötegben, hanem egyesével (például konténerben) is van lehetőség a forgalmazott szőlő gyökeres ültetési anyagra címkét rendelni a Nébih-től. Ez esetben a kötegméret oszlopba 1-et kell írni.

A cégeknek és az egyéni vállalkozóknak az elektronikus ügyintézés lehetőségét kell választaniuk. Az elektronikus beküldéshez az alábbi linken a beszkennelve vagy lefényképezve mentett, kitöltött és aláírt űrlapot kell becsatolni, és az alábbiak szerint megküldeni: Kertészeti szaporítóanyag TÉMACSOPORT, Szőlőiskolai szaporítási jelentés és leltárjelentés ÜGYTÍPUS, Nébih CÍMZETT kiválasztásával.
A cégkapus és ügyfélkapus beküldés kezdeményezhető a Nébih honlapjáról is.

A hivatal felhívja az ügyfelei figyelmét, hogy az e-Papír felület segítségével ügyeiket egyszerűen, gyorsan és biztonságosan intézhetik, mivel a levelek és csatolmányaik közvetlenül a Nébih iktatórendszerébe érkeznek, amiről a levél küldője visszaigazolást is kap. Ügyfélkapu nyitása bármelyik kormányablakban vagy akár online is kérhető.

Az elektronikus ügyintézésre nem kötelezett természetes személyek (őstermelők) a kitöltött és aláírt űrlapokat postai úton is megküldhetik a megadott határidőig. Postacím: Nébih MGEI KSZFO 1525 Budapest, Pf.: 30. Az elektronikus kitöltés nem kötelező, papíralapú nyilvántartási lapokat továbbra is befogad és kiad a hivatal!