Az online számla rendszer előremutató fejlesztés, amelynek lehetőségeit sokan még mindig nem használják ki megfelelően, illetve a kötelezett szervezetek a használat során több jellegzetes hibát vétenek - mutatott rá Rácz István, a BDO üzleti IT-szolgáltatásokkal foglalkozó üzletágának tanácsadója és adózási szakértője. A szakember elmondta, hogy ezek a hibák annyira gyakoriak, hogy kiszűrésükre a vállalkozásnak az ügyfelei számára Cumulus NAV Tool néven egy saját ellenőrző szoftvert kellett fejlesztenie, ami figyeli, hogy a könyvelési és a beküldött számlaadatok szinkronban vannak-e. A hibák a NAV rendszerétől kapott visszajelzések alapján az alábbi csoportokba sorolhatók:

Vannak olyan hibák, melyek során az adatszolgáltatás az Online Számla rendszer szerinti „DONE” (kész, rendben) minősítéssel megy végbe, azaz nem kellene hiányosságokra számítanunk, mégis előfordul. Ezen hibák felfedezése és kijavítása aktív kutatást igényel, hiszen semmilyen intő jel nem utal rá, hogy a számlázás vagy a jelentés folyamatában probléma lépett volna fel.

A másik hibatípus a „WARNING” (figyelem) minősítésű. Ez azt jelenti, hogy az Adóhatóság befogadta, de valamilyen automatikus validációnak nem felelt meg a számla adattartalma. Ez a minősítés nem jelenti feltétlenül az adott számla vagy az adatszolgáltatás helytelenségét, azonban ennek eldöntése az adózó feladata és felelőssége marad. A fenti kategóriákba a szakértők szerint az alábbi négy, gyakori hibatípus tartozik.

1. Sok számlázó- vagy ERP-rendszer a számla kiállításának dátumát helytelenül betölti a teljesítés dátumához is, melynek oka gyakran a rosszul konfigurált vagy implementált időszakos teljesítés számítása.
2. Ha a vevő magánszemély, adatait a GDPR szabályai alapján tilos beküldeni az Adóhatóság részére. Tapasztalataink alapján sok hibásan jelentett számla mögött az adózók rendszerében helytelenül vezetett vevői törzsadatok állnak. Jellegzetes példa, amikor a vevő magánszemély, de rendelkezik adószámmal is.
3. Gyakoriak még a számszaki hibák a jelentett számlaadatokban. Ilyen, ha az áfakulcs és az áfa összege nincs összhangban, vagy egyszerűen a számlasor végösszege nem egyezik meg a nettó- és áfaértékek összegével.
4. További jellemző hiba a módosítószámlák helytelen jelentése. Az adórendszer és az online számlarendszer sajátosságai miatt egészen bonyolult módosítószámla-láncok is előállhatnak, melyek hibalehetőségeket rejtenek magukban. Gyakoriak az eredeti bizonylatszám körüli hibák, valamint a módosítás indexe által okozott problémák.

A fentieken túl vannak olyan esetek, ahol a hiba az adatszolgáltatás nem szándékos hiánya, amikor az adatátvitel egyszerűen nem történik meg. Ez két módon fordulhat elő:

1. A hiba olyan súlyosságú, amivel az Adóhatóság elutasítja az adatszolgáltatást, és a számlák „ABORTED” (megszakítva, visszautasítva) minősítést kapnak. Az elutasított adatszolgáltatás abban az esetben jelent igazi kockázatot, ha az adózó valamiért erről nem értesül, vagy nem tudja megismételni a helyes számlabeküldést.
2. Az elutasított adatszolgáltatásnál sokkal kockázatosabb az el sem indított adatszolgáltatás, hiszen itt az adózó a hiányosságról semmilyen visszajelzést nem kap. A meg nem kísérelt adatszolgáltatás oka lehet a hibásan működő szoftver vagy a helytelen konfiguráció, melyek miatt a számlát az adózó rendszere, tévesen, adatszolgáltatásra nem kötelezettként kezeli.

Annak ellenére, hogy az Online Számla rendszere műszakilag jóval több, mint szimpla adatszolgáltatási kötelezettség, tapasztalataink szerint a magyar KKV-k jelentős részre továbbra sem tudja a rendszerben rejlő automatizációs lehetőségeket kiaknázni, illetve még a jelentési kötelezettség megvalósítása is gyakran gondot okoz, ami továbbra is komoly adminisztrációs terheket ró a cégekre.

Az Adóhatóság elérhetővé tette többek között a beküldött számlaadatok gép-gép interfészen keresztüli tömeges lekérdezését is, így biztosítva a cégeknek az automatizálás lehetőségét, illetve további hasznos funkciók és folyamatok kialakítását egy mára már kiforrott rendszer használatával.