Tóth István, a Talk-A-Bot kommunikációs vezetője szerint a magyar agrárvállalkozások a bankokat is megelőzve álltak át a chatbot alapú szervezetirányítási módszerre. Az ország első chatbot ügynöksége azt tapasztalta, hogy több neves hazai agrárvállalkozás a koronavírustól-járványtól függetlenül is egy időben tett lépéseket a belső kommunikáció digitalizációja terén a vállalati hatékonyság javítása érdekében. Tóth István ugyanakkor felhívta rá a figyelmet, hogy ezt a fejlesztést az ügyfelek/vevők/fogyasztók nem látják, kívülről nem érzékelhető, mégis kulcsfontosságú lehet a vállalat versenyképességének fenntartása érdekében.

De mi is az a chatbot?

Tóth István a Portfolio oldalán nemrég megjelent cikkében úgy fogalmazta meg, hogy a chatbot, avagy párbeszédrobot lényege, hogy minél több ügyfélkérdést kezeljen emberi erő igénybevétele nélkül. Automatizáltsága, emiatt robotnak tűnő jellege miatt előnyös az ismétlődően előforduló munkák - jelen helyzetben kérdések - megoldására, vagyis megválaszolására. Azaz alkalmas arra, hogy a repetitív kérdéseket (különösen az érdeklődési hullámokat) gyorsan, gond nélkül és azonos ügyfélélményt nyújtva kezelje, ezzel pedig költségeket spóroljon meg a cég számára. A szakember az Agrárszektor kérdésére elmondta, hogy az általuk fejlesztett chatbot három fő feladatot tud ellátni:

• információ átadása a központtól/vezetőségtől az egyén/alkalmazott irányába, illetve ennek megfordítottja;
• GDPR-kompatibilis módon titkosított információk (havi bérszámfejtés, szabadság igénylés) küldése;
• pulse-check, azaz egyfajta gyors véleménybegyűjtési, közvélemény-kutatási lehetőség.

Hogyan néz ez ki a gyakorlatban?

Tóth István beszélt arról is, hogy az általuk fejlesztett chatbot egy telefonos intelligens menühöz hasonlít, de annál jóval többet tud. A chatbot fut Viber-en, Microsoft Teams-en, de van saját applikációja is. Egy automatizált beszélgetésként kell elképzelni, aminek a célja, hogy kapcsolatot teremtsen a cég alkalmazottjai és a cég között. A chatbot adattárába feltöltik a leggyakrabban ismétlődő kérdéseket és az ezekre megalkotott válaszokat. De nem csak a fixen meghatározott kérdésekből/menüpontokból lehet választani. A szakember közölte, hogy a Tal-A-Bot által kifejlesztett chatbotnak van egy szabadszavas keresője is, ami nemcsak a nyelvtanilag tökéletes kérdéseket tudja értelmezni, de az elgépelt, hibásan leírt keresésekre is megfelelő választ ad, mivel a kérdés szándékát értelmezi. Így a chatbot által nyújtott szolgáltatások akár munkavégzés, járművezetés közben is igénybe vehetők.

Melyek a chatbot tipikus felhasználási módjai?

Tóth István az Agrárszektornak kifejtette, hogy a különböző céges hírek és fontos információk (például heti beosztás,  havi bérjegyzék) közlésén túl a dolgozókat érintő kedvezményeket lehet vele kommunikálni, de akár teljesítményértékelésre is használható. A chatbotnak van egy anonim bejelentés funkciója is, amivel akár munkahelyi zaklatásról vagy észlelt korrupcióról is bejelentést lehet tenni, de akár név nélküli panasz- vagy ötletládának is alkalmazható.

Mikor éri meg elgondolkodni rajta?

A szakember szerint mindig az adott cég működése és állapota határozza meg, mire lehet használni. Tóth István az Agrárszektor érdeklődésére közölte, hogy jelenleg nehéz megmondani, melyik az a cég, aminek ne lenne szüksége egy ilyen megoldásra, hiszen a gyors, pontos és hatékony kommunikációnak óriási szerepe lehet a munkaerő megtartásában. A szakember úgy vélte, 150 fős alkalmazotti létszámnál van az a méret, amikor már érdemes lehet elgondolkodni a chatbot működtetésén, de ez természetesen mindig az adott cégtől függ. Ha könnyen tudja pótolni a munkaerőt, akkor nem lesz olyan fontos neki, de felelősen eljáró, jó alkalmazó akar lenni, akkor alkalmazni fogja.

Mennyibe kerül?

Tóth István beszélt arról is, hogy egy gyorsan megtérülő, könnyen integrálható, úgynevezett "dobozos" terméket kínálnak, amihez nem kell se külön informatikus, se informatikai támogatás. A csomagok megfizethetőek, az 1-2 millió forintos alapköltség befizetése után csak havidíjat kell érte fizetni.

Kik használják már Magyarországon?

A tej- és tejtermékgyártással, előkészített hús- és húskészítménygyártással, mirelitkészítmény-gyártással és ezek nagykereskedelmi értékesítésével foglalkozó Nádudvari Élelmiszer Kft. ügyvezetője, Nagy Ádám elmondta, hogy még csak egy hónapja veszik igénybe a chatbot szolgáltatást. A 350 munkavállalóval rendelkező cég a vállalati kommunikációt akarja javítani ezen a módon. A szakember beszélt arról is, hogy a cél az, hogy a vezetőség tudjon a cég életéről kommunikálni, és ha valamilyen kérdést tesznek fel a dolgozók felé, gyorsan kapjanak rá választ. Nagy Ádám elismerte, hogy ezek még csak az első lépések voltak, jelenleg a munkavállalók 40-50%-a használja ki a chatbot nyújtotta lehetőségeket. A szakember ismertette, hogy a következő lépcsőfok az automatizálás lesz. Az Agrárszektor azt is megtudta, hogy a chatbot jelenlegi legnépszerűbb funkciója a céges hírek küldése, amiket mindenki elolvas, de a dolgozói kérdések megfogalmazása/feltétele is nagyon népszerű lesz. Ahogy azt Nagy Ádám kiemelte, eddig teljesen elégedettek a szolgáltatással, és szeretnék minél gyorsabban 200 felé növelni a felhasználók számát.

A Gyermelyi Zrt. is élt a technológia nyújtotta lehetőségekkel. Az ország piacvezető tésztagyártója, legnagyobb tojástermelője és megkerülhetetlen malomipari szereplője 500 munkavállalót foglalkoztat, a chatbot pedig a szerteágazó üzemágak számos telephelyén dolgozó alkalmazottakkal való kapcsolattartást biztosítja. Ahogy arról Bokros Gábor, a cégcsoport marketingigazgató-helyettese beszámolt, a munkavállalókat leginkább megmozgató tartalmak a heti kantin menü és tojásvásár, de a tésztagyárban például a chatbot segítségével küldik ki az aktuális műszaki rendet és a híreket is. A Gyermelyi Zrt. a koronavírus-járvány első hullámában, 2020 márciusában vásárolta meg a Talk-A-Bot szolgáltatását.

Több mint két éve, vagyis a koronavírus-járvány kitörése előtt fél évvel állt át a chatbot alapú szervezetirányítási működésre a konyhakész salátákat forgalmazó Eisberg Hungary Kft. Gazsi Zoltán, a cég ügyvezető igazgatója úgy nyilatkozott, hogy óriási szerencséjük volt, mivel a pandémia már úgy érte őket, hogy volt egy hatékony, jól működő kommunikációs rendszerük. A cég a kommunikáción túl a dolgozói elkötelezettség mérésére, az egyéni teljesítményértékelésre és ötletládaként is használja a chatbotot.